會議接待：迎接與會人員、現場運作、安排工作人員和良好的交通安排是會議報到和現場管理順利進行的組成部分。第一印象很重要�，F場報到是大家露面的時候，前來露面的與會人員、展覽者、演講人和主辦者都有他們自己的日程。每個人都是有備而來，每個人都應該得到最熱情周到的服務�！ �
歡迎與會者并幫助他們進行報到是會議殷勤待客的重要表現�！ �
現場的后勤工作：
1.報到小組：被選派的現場報到工作的人員應該是經過培訓并熟悉后勤和報到工作的方方面面。每位工作人員都應有該建筑內所有與會議有關的場所的方位圖。關鍵人員在整個會議期間還應配有通訊工具以便及時溝通情況和隨時到位。書面的工作指示和行為規范也是不可少的。必須讓現場工作人員清楚以下幾件事：
· 會議活動的日程表；
· 各種活動次數；
· 工作人員的分配；
·一些必需場所的位置（商務中心、洗衣房、大堂洗手間等）
2．報到人員的分配：
· 分配的報到人員要充足，如有需要，可指定后備人員；
· 選擇合適性格的人員作為接待員。外向、愉快和樂于助人是必需的性格；
· 一定要選派一名調停人。擅于做出圓通決定的人最能使生氣的一方平靜下來并對調停感到滿意；
· 對于大型會議的大批工作人員，要提供一個專門的會務人員休息室； · 報到地點一定備有充足的會議介紹、地圖和相關資料用來發放；
· 發給每個工作人員一張急救電話號碼表。應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關方的電話號碼；報到處要始終有一位工作人員，負責傳信聯絡�！ �
3．指示牌：與會者在酒店迷了路是最令人沮喪和懊惱的事情。所以必須準備足夠的指示牌，把他們擺放在需要的地方，以保證與會者能毫不費力地找到想去的地方。
海 南 會 議 接 待 流 程
一、確定會議主題：
二、會前準備
1.會議內容（主辦方、承辦方、協辦方）
2.會議日程
3.會議地點
4.會議酒店
5.會議手冊
三，會前準備：秘書組
1.會議代表出入證，工作牌
2.會議用臺卡
3.會議用品清單
4.人員崗位安排，會前培訓
5.酒店指示牌
四、接機組準備
1.落實航班情況，做好接機牌
2.整理客人名單，接照先后順序排好
3.根據航班抵達時間，提前30分鐘到達機場
4.從第一班到航班最后一趟，會程無縫對接
5.車隊與接機工作人員落實停車地點，將客人引導進入停車場；
6.車隊隊長做好車輛協調工作，計劃好航班流量，以及機場到酒店路程所用時間，不能讓客人等太久；
7.做好無縫對接，不漏接不錯接；
四、會議報到組
1.落實好當天到達人數和時間；
2.根據會議代表所需房型落實好酒店用房情況；
3.與前臺對接，落實當天所用房間數量，如增加人數超量，做好應急酒店準備；
4.做好報到登記，房間登記，禮品發放，名牌，胸牌，餐票發放；
5.落實好餐廳，會議室，用餐，用餐性質：圍桌、自助餐，報到時告知用餐和會議樓層；
6.交待客人會議場地情況；
7.與前臺對接好入住人數，房型，匯總表；
五、會議期間物資組、秘書組工作安排
1.會議室：場地布置，燈光音響，投影等布置；
2.會場根據需求排好桌子，臺卡，主桌，副桌，嘉賓桌；鮮花擺放，會議用本子、筆等所需用品；
3.秘書組：會議流程，根據會議性質檢查會議之前的準備工作是否落實到位。
4.秘書組：根據會議性質，做好主持及會議安排工作；
5.大會結束后做好分會場討論、展會工作；
6.用餐時間、地點、主辦方要通知到位（群里通知、報到手冊標明、會議期間通知）；
7.每個會場有1-2人做為跟會工作人員，做好協調應急工作；
六、會議報到組：
1.報到時落實好每位客人返程情況；
2.根據返程航班做好送機統計表，同時通知車隊；
3.與酒店做好用房，用餐確認工作；
4.如有特別嘉賓，需要特別單獨安排專車專人接送；
七、送機組：根據航班情況與客人聯系，做好送機工作；
八、財務部：根據酒店消費情況，房間，會議室，餐廳，車隊，各供應商，核對帳單，做好結算工作。