會議策劃流程:無論是什麼行業的企業或單位舉辦會議,不論籌劃此會議的籌劃者經驗是否豐富,單純站在舉辦方的立場與角度上看問題,都會面臨各種問題:
1:需要做些什麼?
會議有各種類型,不同的會議需要不同的環境,召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。
2:誰來籌劃會議?
從秘書到公司總裁,每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃,只不過有人是專職從事這項工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責。無論是專職還是兼職,最終結果,是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會議籌劃者的職責:作為會議籌劃者,要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。
*善于與人共事
*善于注意小節
*善于解決問題
*善于與人協商
*能夠管理會議財務事宜
*熟悉酒店運作
*能夠安排恰倒好處的菜單
*能夠熟練操作電腦
*能夠熟練地與視聽服務公司打交道
*能妥善接待貴賓和外國客人
*熟知各種禮儀
*行事果斷、執著
會議籌劃者的任務:
*制定計劃,確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標
*制定會議議程
*了解可供使用的場所和設施情況
*選擇或提議合適的場所
*檢查并比較各項設施
*安排交通事宜
*協調會務工作人員的活動
*招收、培訓會務人員和廣告人員
*制定可行預算或按既定預算安排有關工作
*確定各項工作的時間安排
*視察選定的場所和設施
*與各有關方面進行接洽(運輸公司、旅行社、視聽服務公司)
*確定印刷公司
*安排食品、飲料有關事宜
*討價還價
*同會議發言人和各位貴賓進行聯系
3:主要會議類型:
*銷售會議:一般是為了宣布開始銷售某種產品或銷售期限。例如季度銷售會議,或者是對前一個銷售期間進行總結和表彰。
*年會:可以是公司股東大會,也可能是行業協會每年一次的會員大會。
*產品發布會:是為了向專業群體和消費者介紹和推廣某一新產品。
*研討會:是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。
*專業會議:是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。
*獎勵會議:是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現進行表彰獎勵。
*培訓會議:一般要用至少一天,多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所,培訓內容高度集中,由某個領域的專業培訓人員教授,而且通過培訓要實現某些目的和目標。
4:會議籌劃步驟:
目的和目標:確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些:
*培訓*通知*教育*探討問題*做決策
*引入新事物或介紹新人員
*激勵*開發*展示*促進與改善*解決問題
*討論如何贏利*贏利
5:在你籌劃一個會議時,你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果,如果你們的意見相符,你就可以做下一步的籌劃了:
*預計召開會議的日期;
*會議預計召開幾天;
*打算在什麼地方召開會議;
*會議形式或程序是什麼;
*需要多大的場地;
*以前開過這樣的會議嗎?結果如何;
*將有多少人到會;
*會議預算是多少;
*與會者對費用開支很在意嗎?
*打算選用什麼級別的酒店和設施;
*打算選用最高級的房間標準是什麼;
*誰來制作會議邀請函;
*會議需要向與會者打印相關資料嗎?
*會議的發言人有哪些?
*會議需要什麼樣的視聽設備;
*需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次;
*與會者可以攜帶家屬嗎?
*打算為與會者安排一些特別活動嗎?打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎?是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎?
*有誰來承擔這些活動的費用。
海 南 會 議 接 待 流 程
一、確定會議主題:
二、會前準備
1.會議內容(主辦方、承辦方、協辦方)
2.會議日程
3.會議地點
4.會議酒店
5.會議手冊
三,會前準備:秘書組
1.會議代表出入證,工作牌
2.會議用臺卡
3.會議用品清單
4.人員崗位安排,會前培訓
5.酒店指示牌
四、接機組準備
1.落實航班情況,做好接機牌
2.整理客人名單,接照先后順序排好
3.根據航班抵達時間,提前30分鐘到達機場
4.從第一班到航班最后一趟,會程無縫對接
5.車隊與接機工作人員落實停車地點,將客人引導進入停車場;
6.車隊隊長做好車輛協調工作,計劃好航班流量,以及機場到酒店路程所用時間,不能讓客人等太久;
7.做好無縫對接,不漏接不錯接;
四、會議報到組
1.落實好當天到達人數和時間;
2.根據會議代表所需房型落實好酒店用房情況;
3.與前臺對接,落實當天所用房間數量,如增加人數超量,做好應急酒店準備;
4.做好報到登記,房間登記,禮品發放,名牌,胸牌,餐票發放;
5.落實好餐廳,會議室,用餐,用餐性質:圍桌、自助餐,報到時告知用餐和會議樓層;
6.交待客人會議場地情況;
7.與前臺對接好入住人數,房型,匯總表;
五、會議期間物資組、秘書組工作安排
1.會議室:場地布置,燈光音響,投影等布置;
2.會場根據需求排好桌子,臺卡,主桌,副桌,嘉賓桌;鮮花擺放,會議用本子、筆等所需用品;
3.秘書組:會議流程,根據會議性質檢查會議之前的準備工作是否落實到位。
4.秘書組:根據會議性質,做好主持及會議安排工作;
5.大會結束后做好分會場討論、展會工作;
6.用餐時間、地點、主辦方要通知到位(群里通知、報到手冊標明、會議期間通知);
7.每個會場有1-2人做為跟會工作人員,做好協調應急工作;
六、會議報到組:
1.報到時落實好每位客人返程情況;
2.根據返程航班做好送機統計表,同時通知車隊;
3.與酒店做好用房,用餐確認工作;
4.如有特別嘉賓,需要特別單獨安排專車專人接送;
七、送機組:根據航班情況與客人聯系,做好送機工作;
八、財務部:根據酒店消費情況,房間,會議室,餐廳,車隊,各供應商,核對帳單,做好結算工作。
只要告訴我們您對會議的要求,剩下的就由我們來為您服務,我們將會為您提供最明細的會議策劃、最優質的服務,相信以我們的能力和實力定能讓您此次會議滿意而歸,滿載而歸。